Пересказывать весь учебник по пользованию Excel я не буду, но про некоторые функции,
очень помогающие при работе с описью фонотеки, расскажу.
Итак, Вы уже набили в таблицу свой архив. Можно забивать сколько угодно строк. У некоторых архивистов количество песен
( а соответственно, и строк в таблице ) достигает пятидесяти тысяч ! ! !
В первую очередь, Вам необходимо освоить
функцию поиска. Делается это элементарным путем : выберите в верхнем меню Edit -->Find и в появившемся окошке наберите
искомое слово или строчку. Дальше жмите кнопку "Find Next" и Excel покажет Вам все строчки, где встречается введенное
Вами слово. Дополнительная кнопка Match case позволяет искать с соблюдением регистра.
Следующая удобная функция - сортировка. Вы можете сортировать всю таблицу целиком как Вам удобно
- по буквенным полям, по числовым как по возрастанию, так и по убыванию. Например, нам надо отсортировать по алфавиту первые
строчки песен.
Для этого выбираем в меню Data --> Sort и в открывшемся окне устанавливаем параметры : по какому столбцу сортируем,
по возрастанию
или убыванию и т.д. Можно сортировать сразу по нескольким столбцам. В таком случае Excel сначала сортирует по первому
заданному ( "sort by" ),
затем по второму ( "then by" ), затем по третьему заданному.
Чтобы Excel правильно обработал
числовые значения, например, время звучания каждой песни, надо выделить Ваш столбец "Время", затем в меню выбрать
Format --> Cells и в открывшемся окне выбрать : слева - категорию Time, справа - формат отображения чч:мм:сс.
Теперь при наборе врмени, например, 2 мин 35 сек. Вы вводите 0:2:35, Excel же отобразит это, как 0:02:35. Не забывайте
вводить нулевое значение часа ! ! !
Теперь можно использовать математическую формулу Excel "сложение". Для этого выделите ячейку, в которой будет отображаться результат
( например, внизу времени последней песни ), и после этого нажмите символ "Сумма" в меню : . Excel
сам посчитает всё содержимое столбца "Время" и выдаст результат. Как это выглядит, Вы можете увидеть ниже, сумма - в выделенной ячейке.
Вот вкратце основные функции Excel для создания описи Вашей фонотеки. Если есть какие-то вопросы или требуется помощь -
пожалуйста, пишите прямо в
или E-Mail'ом: info"at"inst.ru.
В первую очередь, Вам необходимо освоить
функцию поиска. Делается это элементарным путем : выберите в верхнем меню Edit -->Find и в появившемся окошке наберите
искомое слово или строчку. Дальше жмите кнопку "Find Next" и Excel покажет Вам все строчки, где встречается введенное
Вами слово. Дополнительная кнопка Match case позволяет искать с соблюдением регистра.
Следующая удобная функция - сортировка. Вы можете сортировать всю таблицу целиком как Вам удобно
- по буквенным полям, по числовым как по возрастанию, так и по убыванию. Например, нам надо отсортировать по алфавиту первые
строчки песен.
Для этого выбираем в меню Data --> Sort и в открывшемся окне устанавливаем параметры : по какому столбцу сортируем,
по возрастанию
или убыванию и т.д. Можно сортировать сразу по нескольким столбцам. В таком случае Excel сначала сортирует по первому
заданному ( "sort by" ),
затем по второму ( "then by" ), затем по третьему заданному.
Чтобы Excel правильно обработал
числовые значения, например, время звучания каждой песни, надо выделить Ваш столбец "Время", затем в меню выбрать
Format --> Cells и в открывшемся окне выбрать : слева - категорию Time, справа - формат отображения чч:мм:сс.
Теперь при наборе врмени, например, 2 мин 35 сек. Вы вводите 0:2:35, Excel же отобразит это, как 0:02:35. Не забывайте
вводить нулевое значение часа ! ! !
. Excel
сам посчитает всё содержимое столбца "Время" и выдаст результат. Как это выглядит, Вы можете увидеть ниже, сумма - в выделенной ячейке.
